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Ganhos nas compras digitais B2B

9 mar, 2020Crescimento de vendas, Estratégias0 Comentários

Ganhos nas compras digitais B2B

9 mar, 2020 | Crescimento de vendas, Estratégias | 0 Comentários

Equipe editorial Business Integrator | Fontes: Artigos Mckinsey, Wikipedia, EY.

As ferramentas analíticas digitais e avançadas emergentes, prometem novos níveis de desempenho de compras. Para cumprir essa promessa, os Executivos de compras devem descobrir qual delas é a mais adequada às necessidades de sua empresa.

Para empresas com organizações de compras, o Big Data e as análises avançadas terão implicações profundas: elevando a tomada de decisão orientada a dados, a um novo patamar, ajudando as empresas a gerarem novos insights e permitindo que colaborem em grande escala.

Imagine uma equipe de compras tão profundamente conectada a todos os níveis de sua base de suprimentos e que tenha acesso a todos os dados relevantes sobre estruturas de custos, disponibilidade de suprimentos, prazos de entrega, riscos financeiros e operacionais e métricas de serviço e qualidade.

Essa equipe de compras estaria bem posicionada para negociar os preços “certos”, adaptar instantaneamente seu próprio planejamento ou mudar para fornecedores alternativos em caso de escassez estimada de suprimentos.

Poderia até ajudar proativamente os fornecedores a melhorarem seus níveis de qualidade em deterioração, detectando problemas antecipadamente e identificando suas causas-raiz com maior precisão.

Muitos Executivos de Compras que já aplicaram alavancas comerciais e de demanda bem sucedidas estão convencidos de que essa big data e análises avançadas são a chave para futuras melhorias no desempenho de compras. 

Segundo a Mckinsey, vários deles em todo o mundo quantificaram o provável impacto a curto prazo de seus programas de compras digitais. Em média, suas expectativas incluíam um aumento de 40% na economia anual, 30 a 50% menos tempo gasto em suprimentos transacionais e uma redução de 50% no vazamento de valor.

Esses executivos também estão perguntando quais das novas soluções digitais trarão valor real para suas empresas hoje. Quais dos muitos fornecedores de software de “aquisição digital” cumprem suas promessas? Qual roteiro as empresas devem seguir para adotarem as compras digitais? 

A área de compras utiliza várias fontes de dados externas para processamento e tomada de decisão, como dados de séries temporais específicas do mercado de suprimentos para commodities, taxas de câmbio e inflação, dados de impostos e tarifas ou dados de solvência do fornecedor.  

Mas como as empresas criam valor real a partir desses dados? Em um mundo de hiper digital e com novas soluções chegando ao mercado todos os dias, muitos executivos de compras estão lutando para separar o joio do trigo. Neste artigo, a Mckinsey tenta trazer importantes elementos para a discussão e fornecer uma estrutura simples para que esses executivos pensem na criação de valores superiores por meio de compras digitais e análises avançadas.  

Os aplicativos digitais que farão uma diferença real no desempenho de compras de uma empresa se enquadram em duas grandes áreas: ferramentas que identificam e criam valor e ferramentas que evitam a deterioração de valor.

Ferramentas que identificam e criam valor

Ferramentas que identificam e criam valor dando suporte ao processo estratégico de fornecimento. Elas podem ser divididas ainda entre aquelas que criam visibilidade de gastos e aquelas que oferecem suporte ao fornecimento colaborativo avançado.

Visibilidade de Gastos

Inteligência avançada em gastos e insights automatizados de fornecimento. As ferramentas de visibilidade de gastos começam com soluções que extraem dados históricos de pedidos de compra (PO) e faturas e criam um cubo de gastos.
A prevalência de sistemas de ERP fragmentados significa que muitas empresas multinacionais ainda acham difícil construir cubos de gastos simples. Algumas empresas, no entanto, já estão automatizando a limpeza e classificação de dados com algoritmos que fazem uso de inteligência artificial e métodos de autoaprendizagem.

Soluções atualmente disponíveis no mercado são enriquecidas ainda mais com fontes de dados adicionais e a inclusão de indicadores-chave de desempenho (KPIs) básicos em nível de categoria. 

Por exemplo, eles poderão gerar benchmarks automatizados de preços e especificações entre entidades, como análises de arbitragem de preços ou custos de gerenciamento de instalações por metro quadrado e por pessoa. Os preços serão correlacionados aos índices de custo do material ou às especificações do produto usando o preço de desempenho linear (LPP).

Os gerentes de compras por categoria terão gerado automaticamente painéis e mapas de calor na ponta dos dedos, ajudando-os a identificar e capturar oportunidades de fornecimento.   

Por fim, vinculando a solução do cubo de gastos aos dados de planejamento de orçamentos e lucros e perdas (P&L) da empresa em tempo real, os sistemas de automatização ajudarão a atingir economias de compras que poderão ser rastreadas e direcionadas ao Budget e P&L.

Portais de colaboração com fornecedores

Comparáveis às ferramentas de colaboração comercial, esses aplicativos facilitarão um melhor intercâmbio e interação entre parceiros externos, incluindo fornecedores (camada 1 a camada n).

São ferramentas ou módulos de software usados ​​na execução de transações da cadeia de suprimentos, no gerenciamento de relacionamentos com fornecedores e no controle de processos de negócios associados. 

Embora a funcionalidade em tais sistemas possa frequentemente ser ampla – geralmente inclui: 

Processamento de requisitos do cliente comprador 

  1. Processamento de pedidos
  2. Vendas e distribuição 
  3. Gestão de inventário 
  4. Entrada de mercadorias e administração de depósitos 
  5. Gerenciamento/ Sourcing de Fornecedores 
  6. Governança de compras e preços 

Workflow de Estratégia de Aquisição

Muitos sistemas suportam processos de compras transacionais, muito poucas soluções de workflow atualmente suportam a geração de estratégias abrangentes de categorias e a identificação sistemática de geração de economia.

Existem soluções emergentes capazes de orientar os gerentes de categoria por meio de um processo de estágio configurável que inclui todas as etapas na criação de uma estratégia de categoria: entender a demanda, analisar o mercado, gerar economia e medir a eficácia da implementação.  

Reuniões de marcos relevantes com parceiros multifuncionais serão acionadas automaticamente e todas as ideias serão armazenadas e rastreadas até as etapas finais de implementação.

Essas soluções de WORKFLOW permitirão que as equipes colaborem por meio de espaços de arquivo compartilhados, fóruns, bate-papos e videochamadas, e os superiores poderão rastrear as atividades do gerente de categoria e seu impacto em tempo real.

Além disso, como eles servem como repositórios estruturados para todas as análises realizadas e insights gerados durante o processo de desenvolvimento da estratégia, esses sistemas de fluxo de trabalho também tornarão quase automática a montagem de documentos de estratégia por categoria e pacotes de preparação para negociação.

Ao aplicar as ferramentas mais avançadas disponíveis atualmente, vimos empresas reduzirem o tempo de desenvolvimento de estratégias de categoria em cerca de 30%, enquanto aumentam significativamente a profundidade de insights e impactos gerados pelas equipes de gerenciamento de categorias. Em um programa piloto, as equipes excederam suas metas iniciais de economia em uma média de 20%.

Soluções de análise de Fornecedores

Muitas das análises de categoria mais avançadas de hoje já estão muito bem padronizadas: por exemplo, os cálculos de LPP ou Total Cost of Ownership (TCO) para altos volumes de peças semelhantes, como fixadores ou motores. Essas análises serão cada vez mais codificadas em aplicativos padrões.   

Uma vez definidas, essas soluções de categoria criarão rotineiramente as análises definidas e sinalizarão automaticamente possíveis melhorias e alavancas específicas necessárias para capturá-las.

Além disso, veremos várias soluções de analises de fornecedores mais complexas e com uso intenso de dados, como logística, remessas, telecomunicações, trabalho temporário ou frete. Eles se basearão em conjuntos de dados massivos e relativamente padronizados e, novamente, permitirão a execução de um conjunto de análises padrão para identificar alavancas e potencial de melhoria. As ferramentas de otimização de frete já funcionam assim.   

Eles usam dados de roteamento e concluem esquemas de preços de vários fornecedores para identificar combinações de menor custo. Eles também podem sugerir mudanças na demanda, como não usar frete expresso na sexta-feira, quando as mercadorias não serão entregues até segunda-feira. Uma grande empresa industrial conseguiu reduzir seus custos totais de frete aéreo em 25% usando uma solução de otimização de frete multivariável disponível no mercado.

Raio-x do fornecedor

Na introdução deste artigo, descrevemos uma solução de “raio-x” do fornecedor que reúne dados relevantes do fornecedor, como custo, prazos de entrega, capacidades, estoques e riscos, ao longo de toda a cadeia de valor.  

As fontes de dados dessa solução incluirão os sistemas proprietários dos parceiros da cadeia de valor, bem como dados estruturados de terceiros e feeds da Web não estruturados de muitas fontes diferentes, todos combinados em perfis significativos e em tempo real das cadeias de suprimentos da empresa. 

Muitos dos elementos dessa abordagem já existem, incluindo soluções de triagem na Web projetadas para melhorar o gerenciamento de riscos de fornecedores e redes e comunidades de fornecedores on-line. No futuro, esperamos ver uma convergência de tais soluções, fornecendo, finalmente, o tipo de visibilidade de fornecedor multicamada que as empresas só podem sonhar hoje.

Eventos de eSourcing: eRFX, eCatalogs, eAuctions

 As ferramentas de fornecimento eletrônico existem há mais de uma década e evoluíram significativamente ao longo do tempo. Agora, a maioria dos fornecedores oferece pacotes que incluem várias dessas ferramentas, além de análises de gastos e outras funcionalidades.

Esperamos que os desenvolvimentos futuros mais significativos venham de análises automatizadas e melhorias na interface do usuário, que, em nossa experiência, é o maior fator para promover a adoção.  

As soluções futuras oferecerão análises muito mais sofisticadas, como comparações de lances ou otimizações de melhor qualidade, alimentadas por folhas de lances, modelos e conjuntos de análises abrangentes e específicos de categorias. O aumento do poder e a facilidade de uso dessas soluções aumentam significativamente a penetração de eventos de fornecimento otimizados e gerenciados digitalmente.

Ferramentas para evitar Deterioração de valor

As ferramentas para evitar deterioração de valor incluem ERP e sistemas transacionais para gerenciar o processo de compra por pagamento (PTP) e sistemas de gerenciamento de desempenho. Aqui, várias novas oportunidades surgem do uso da digitalização e da análise de big data.

Procure to Pay

WorkFlow do processo PTP

As soluções de aquisição até o pagamento estavam entre as primeiras ferramentas digitais disponíveis para apoiar as atividades de compras operacionais e táticas. Desde a sua introdução no início dos anos 2000, eles evoluíram significativamente em funcionalidade, abrangendo um escopo crescente do processo de ponta a ponta, desde o fornecimento até o pagamento dos fornecedores e estendendo-se do gerenciamento de requisições para áreas adjacentes, como o gerenciamento de despesas.

As ferramentas PTP do futuro usarão a grande quantidade de dados de transações de pedidos e faturas disponíveis para permitir a geração de valor nas principais atividades operacionais. Eles criarão configurações preditivas de pedidos para compradores recorrentes, reduzindo o tempo de processamento e incentivando o uso de modelos de pedidos padrão, por exemplo. Eles também identificarão automaticamente fornecedores em potencial para categorias não cobertas por contratos ou catálogos, apoiando compradores operacionais criando mais concorrência.  

Os sistemas se interconectam com os dos fornecedores para transmitir POs e faturas digitais, eliminando a necessidade de correspondência de faturas: o recebimento de bens e serviços será rastreado automaticamente usando códigos de identificação por radiofrequência (RFID), resposta rápida (QR) e outros códigos automatizados técnicos.

Gerenciamento de conformidade automatizado: fornecedores, contratos e compradores. Para muitas empresas, especialmente aquelas com presença global de manufatura e serviços, o vazamento de valor ainda é uma das principais fontes inexploradas de impacto nas compras.

 As ferramentas avançadas de gerenciamento de conformidade atuam como um cão de guarda sempre vigilante, varrendo todas as transações de compras, tanto de sistemas estruturados, como sistemas ERP, quanto de fontes não estruturadas, como faturas ou despesas, para identificar e quantificar os vazamentos e impulsionar ativamente sua resolução. As compras realizadas pelos canais errados serão identificadas ex ante (nas ferramentas PTP) ou ex post (durante o pagamento da fatura).  

O gerenciamento avançado de conformidade será especialmente útil no caso de contratos de terceirização grandes e de alto valor, que geralmente são governados por estruturas legais complexas e dezenas de contratos de linha de serviço e KPIs individuais. 

Os sistemas futuros extrairão automaticamente todas essas condições dos contratos através da leitura da máquina e as combinarão com fluxos contínuos de faturas, atividade do fornecedor e dados de desempenho.

Os gerentes de categoria, compradores e proprietários de empresas serão alertados sobre violações de conformidade e seu impacto nos negócios. O valor em jogo aqui é enorme, considerando o nível de vazamento da vida útil de um contrato típico e o alto nível de esforço manual atualmente aplicado à governança de contratos.  

As soluções avançadas de análise também poderão digitalizar e identificar não conformidades em compras intensivas em transações, onde as análises manuais não serão suficientes – por exemplo, em transporte, frete, serviços de encomendas, manutenção, reparo e operações (MRO), táxi ou gastos com hotel. 

 As soluções pontuais existentes nessas áreas serão cada vez mais consolidadas em pacotes de aplicativos abrangentes que tratam da não conformidade do fornecedor e do comprador.

compras b2b

Gerenciamento de desempenho

Scorecards de desempenho do fornecedor

Os sistemas de gerenciamento de desempenho do fornecedor serão integrados aos recursos de raio-x do fornecedor descritos acima. Esses sistemas fornecerão informações em tempo real sobre o desempenho do fornecedor, lacunas, além de questões antecipadas de custo, qualidade ou tempo de entrega.

Da mesma forma, eles também vincularão a sistemas automatizados de monitoramento de escopo e nível de serviço e oferecerão funcionalidade integrada de gerenciamento de declarações. A disponibilidade dessas informações permitirá que os gerentes de categoria ajam de maneira mais rápida e decisiva quando os problemas ocorrerem e fornecerão a eles as ferramentas necessárias para incentivar – ou forçar – os fornecedores a melhorar.

Scorecards de desempenho de compras

Medir o desempenho da organização de compras – como um todo e em um nível de categoria individual – é o último aplicativo em que vemos um espaço significativo para aprimoramento usando ferramentas digitais. 

Sistemas como o portal de fluxo de trabalho da estratégia de categoria descrito acima registrarão todas as atividades da equipe de suprimento estratégico e as ideias de economia serão rastreadas em paralelo.  

Essas informações permitirão ao CPO supervisionar e gerenciar o progresso e os resultados, mesmo no nível de tarefa de um gerente de categoria, se necessário. 

As futuras soluções de fluxo de trabalho incorporarão esses recursos de gerenciamento de desempenho para gerenciar o grupo, a categoria e o desempenho individual em tempo real.

Encontrando o valor real

Para decidir quais dessas soluções são adequadas para elas, as empresas precisam entender os fatores de valor específicos oferecidos por cada uma e avaliar seu impacto potencial em seus próprios processos e equipes. 

Esses fatores de valor incluem maior eficiência por transação, insights superiores que levam a melhores resultados das negociações ou riscos menores por meio de uma melhor previsão. 

Muitos aplicativos abordam vários fatores de valor ao mesmo tempo, embora em uma extensão diferente (Figura 1). O impacto final de cada driver também será específico da empresa, dependendo, por exemplo, dos volumes de transações, das categorias fornecidas e da sofisticação do pessoal da empresa e de outros processos atuais.

Figura 1

Para determinar os aplicativos que têm o maior potencial de criação de valor, essas alavancas e aplicativos associados precisam ser mapeados para os detalhes da empresa. Por exemplo, as empresas que possuem uma grande parcela de gastos nas áreas de logística, frete e MRO podem se beneficiar de modelos e ferramentas de otimização sofisticados para essas categorias específicas. 

As empresas que compram centenas de milhares de SKUs e lutam com a variabilidade de preço e prazo contratual em todo o espectro de SKUs devem considerar soluções automatizadas de gerenciamento de vazamentos.  

Vemos três áreas como um local natural para iniciar a jornada para colher os benefícios da digitalização de ponta a ponta, análise avançada e automação:

  • Primeiro, as empresas devem realizar um diagnóstico completo do cenário atual de ferramentas para a empresa de terceirização.
  • Segundo, eles devem estabelecer a necessidade de ação com base em um conjunto claro de KPIs.
  • Finalmente, eles devem ter um entendimento claro das oportunidades em jogo, tanto das ferramentas e soluções existentes quanto daquelas a serem desenvolvidas. 

Essas novas ferramentas automatizarão o trabalho do gerente ou comprador da categoria no futuro? Acreditamos que o oposto é o caso. Muitas das ferramentas descritas neste artigo permitem análises muito mais aprofundadas e investigação detalhada para criar mais impacto. 

Tais ferramentas só entregam seu verdadeiro valor nas mãos de talentos capazes. As empresas devem começar a criar o talento necessário e a explorar as promessas das soluções de compras digitais hoje. Muitas ferramentas ainda estão em sua infância. Por fim, apenas experimentando e desenvolvendo seus sucessos iniciais, os Executivos de Compras podem determinar quais
soluções de compras digitais os ajudarão a criar o próximo nível de valor para a empresa.  

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